Cyfrowa transformacja Urzędu Miejskiego w Przemkowie z IBM


13 czerwca

Małgorzata Piotrowska

Cyfrowa transformacja Urzędu Miejskiego w Przemkowie z IBM

Dzięki opartemu na IBM Notes rozwiązaniu wdrożonemu w Urzędzie Miejskim w Przemkowie, obieg dokumentów w gminie odbywać się może niemal wyłącznie elektronicznie. Mieszkańcy mogą wiele spraw załatwić online, bez wychodzenia z domu, a urzędnicy uzyskali bezpieczną i łatwo dostępną pomoc w ich procedowaniu. Dodatkową korzyścią dla instytucji są oszczędności papieru.

Wcześniejszy obieg dokumentacji papierowej wiązał się ze skomplikowanymi procedurami kancelaryjnymi, przez co ich rozdział w urzędzie trwał wiele dni, a odnajdywanie niezbędnej w danej sprawie korespondencji polegało na przeglądaniu rejestru przesyłek i „manualnym” ustaleniu, która komórka jest w danym momencie w posiadaniu odpowiedniego dokumentu. Mogło to być źródłem problemów, gdyż rocznie urząd obsługuje ponad 5 tys. spraw, tworząc przy tym ponad 2,5 tys. wewnętrznych pism.

Aby przyspieszyć procedowanie spraw Urząd Miejski w Przemkowie zdecydował się na wdrożenie zintegrowanego oprogramowania do zarządzania dokumentami opartego na IBM Notes. Rozwiązanie umożliwia również kontakt z urzędem przez elektroniczną skrzynkę podawczą, dostępną na platformie usług publicznych e-PUAP.

Dzięki niemu niemal wszystkie sprawy procedowane są elektronicznie, chociaż w świetle obowiązującego prawa urząd przyjmuje również dokumenty papierowe, które po digitalizacji i odpowiednim opisaniu trafiają do archiwum. Każdy dokument trafiający na elektroniczną skrzynkę podawczą zostaje opatrzony szczegółowymi informacjami, pozwalającymi natychmiast odnaleźć poszukiwane pismo. Aplikacja automatycznie rejestruje dokumenty wewnętrzne, przychodzące i wychodzące, pozwala też na szybkie tworzenie raportów czy książek pocztowych dla poszczególnych grup dokumentów wychodzących.

Mieszkańcy po utworzeniu swojego profilu i konta na platformie e-Puap mogą zdalnie złożyć wniosek poprzez ESP i załatwić urzędową sprawę bez wychodzenia z domu. – Dzięki rozwiązaniu IBM nasza gmina dołączyła do grona liderów stosujących cyfrowe rozwiązania dla administracji w Polsce. Intensywna cyfryzacja pozwoliła naszemu samorządowi na zautomatyzowanie kluczowych działań i inicjatyw realizowanych na rzecz naszych mieszkańców – podsumował wdrożenie Jerzy Szczupak, burmistrz Przemkowa.

Efekty wdrożenia to przede wszystkim ułatwienie pracy urzędu i terminowości pracowników, m.in. dzięki automatycznemu powiadamianiu o działaniach, jakie z biegiem spraw powinni wykonywać urzędnicy, w tym o upływających terminach podejmowanych czynności. System pozwolił też na widoczne usprawnienie i skrócenie obsługi mieszkańców, m.in. dzięki błyskawicznemu dostępowi do wszystkich dokumentów dotyczących danej sprawy oraz integracji pracy urzędu z Biuletynem Informacji Publicznej i e-PUAP.

Co ważne, rozwiązanie jest w pełni bezpieczne – środowisko IBM Notes zapewnia szyfrowanie całych baz danych, poszczególnych dokumentów i połączeń serwer-użytkownik oraz szczegółową kontrolę dostępu, nawet do poziomu fragmentu pojedynczego dokumentu. Wszystkie zmiany i operacje odnotowywane są na stałe w systemie i historii każdego dokumentu.

Nie bez znaczenia są też długoterminowe oszczędności. Leszek Frąckowiak, sekretarz z Urzędu Miejskiego w Przemkowie przyznaje, że dzięki wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów, koszty biurowych materiałów eksploatacyjnych spadły nawet o 40%, choć ze względu na ograniczenia prawne część dokumentów przychodzących nadal musi być dodatkowo procedowana w formie papierowej.

Zainteresował Cię nasz blog i chcesz wiedzieć więcej?

Zapisz się na nasz newsletter

Na Twój e-mail wyślemy ciekawe informacje związane z blogiem i IBM